麦积区纪委监委机关公文处理管理制度

麦积区纪委监委机关公文处理管理制度

为了进一步规范区纪委监委机关公文处理程序，提高办公效能，发挥公文作用，促进机关公文管理工作的科学化、制度化和规范化，按照公文处理要准确、及时、安全、高效、实用、保密的原则，依据中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》国家标准（G13/T9704-2012）及省纪委办公厅《关于进一步规范委厅局机关公文办理工作的意见》（甘纪办〔2013〕32号）文件精神，制定本制度。
一、行文规则
（一）向上级机关的行文，一般应主送一个上级机关，如需其他相关的上级机关阅知，可抄送。上行文一般不能越级，尤其不得越级请示问题；特殊情况，如作为省纪委监委的联系点，需要越级行文时，应同时抄送市纪委监委。
（二）区纪委办公室根据区纪委常委会授权，可以向下级纪委行文；其它室、中心未经授权不得对下级纪委发布指令性公文。对涉及到两个以上部门的工作，部门之间就有关问题未经协商一致，不得各自通过办公室向下行文。
（三）与平行机关和不相隶属机关之间告知事项、联系工作、商洽业务，用函相互行文。
（四）行文要注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
1.通过口头、电话、电报、信函等形式能够解决的问题，不再印发文件。
2.对上级下发的文件，如果没有规定要求和具体的贯彻执行意见，不发一般性的转发通知。
3.各种调研报告、典型经验等，一般不行文印发，必要时可在内部编发通报等。
4.全区纪检监察工作会议等重要会议上的领导讲话，一般以动态形式印发。
二、公文格式
区纪委监委机关产生的文件要做到完整、准确、规范。标准文件的主要结构和要求为：
（一）公文版头
1.《中共天水市麦积区纪委》用于向市纪委监委和区委区政府报送的上行文。
2.《中共天水市麦积区纪委文件》用于向镇、街道、区直和驻区部门党组织等发送的平行文或下行文。
3.《天水市麦积区监察委员会》（上行文头）用于向市监委报送的上行文。
4.《天水市麦积区监察委员会文件》（下行文头）用于平行文或下行文。
5.《中共天水市麦积区纪委办公室文件》《天水市麦积区监察委员会办公室文件》用于办公室根据区纪委常委会、区监委委务会授权的各类行文。
6.《中共天水市麦积区纪律检查委员会》《天水市麦积区监察委员会》用于函件。
（二）发文字号。包括机关代字、年份、序号。本机关代字统一为：区纪委或区纪委监委联合发文（麦纪发）、区监委（麦监发）；区纪委办公室发文（麦纪办发）、区监委办公室（麦监办发）；区纪委发函（麦纪函字）、区监委（麦监函字），区纪委办公室发函（麦纪办函字）、区监委办公室（麦监办函字）。年份应标全称，用六角“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字。
（三）上行文件要在字号右侧处加印签发人及其姓名。其中“请示”应在附注处注明联系人（具体承办人）的姓名和电话。
（四）文件标题。包括发文机关、事由和文种，标题上除法规规章名称加书名号、特殊提法加引号外，一般不用标点符号。标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（五）主送机关。应使用全称或者规范化的简称统称，如市纪委、市监委，各镇、街道纪（工）委，区直各部门单位纪检组（纪委）等，主送机关层次多时，要准确使用词语和标点，以免漏发和重发。
（六）正文。用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号黑体字，如用A4纸，一般每面排22行，每行排28字。用字用词准确规范，人名、地名、单位名称一般使用全称，如要简称，应先注明。日期、数据一般用阿拉伯数字，且同一文中应前后一致，数字和年份不能回行。
（七）有附件的文件要在正文之后注明附件顺序和名称。
（八）落款。单位名称用规范性全称。成文日期以文件签发时间为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准，用阿拉伯数字+年月日表示。
（九）文尾部分：抄送范围要清楚；印文机关名称为“中共天水市麦积区纪委办公室”；印发时间用阿拉伯数字表示；印制份数要与文件底稿一致。
（十）两个及以上机关联合发文，只在主办机关挂号，上行文加盖主办机关印章，下行文加盖所有单位印章。
三、公文起草
公文起草是机关公文处理的首要环节。
（一）基本要求
1.符合党的方针政策和国家的法律法规及有关规定，符合上级纪委监委和区委、区政府的有关精神。
2.内容要情况真实，观点正确，条理清楚，文字精炼，标点准确，导语简明扼要，结语干净利落，篇幅力求简短。
3.正确选用和使用文种，结构完整，格式规范，人名、地名、时间、数字、引文准确。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
4.以区纪委、监委名义所发文件，主要是：给市纪委、监委、区委、区政府的请示和报告；区纪委、监委的工作安排和工作总结；对镇、街道纪（工）委重要请示的批复；涉及机构设置和有关事项的重要决定；转发上级纪检监察机关的重要文件等。
5.以区纪委、监委办公室名义所发文件，主要是：给市纪委、监委有关室、部的报告；区纪委、监委安排的阶段性和具体工作；会议通知；处理日常事务的有关公文等。
6.区纪委监委办公室对各类上报公文要严格把关，对不符合行文规则的要另行文或退回相关室、中心，重新起草审签。
7.草拟、审核、签发公文，一律用蓝墨或碳素墨水，不能使用圆珠笔或各类铅笔。
（二）行文程序
1.拟稿。区纪委工作报告、工作要点、工作总结、主要领导讲话或汇报材料、全局性综合性工作会议、机关建设等方面的公文，由办公室负责起草，各业务室、中心提供素材，重要材料由办公室主任主持起草并组织调研讨论；局部性、业务性、阶段性工作和会议方面的文件、讲话、汇报等材料，由相关业务室、中心负责起草拟稿。
2.审核。拟稿完成后，由室、中心负责人认真核审、修改后形成文件清样，使用统一印制的发文稿纸，在拟稿人、核稿人处签名后送办公室审核，分管常委阅审。
3.把关。分管常委（委员）严把政策关、内容关并签署意见，副书记（副主任）审核签字，最后呈送书记（主任）或常务副书记（副主任）定稿。
4.签发。以区纪委监委名义发出的文件由书记（主任）签发，分管副书记（副主任）、常委、委员会签；区纪委或监委发函，由分管副书记（副主任）签发，分管常委、委员会签；以区纪委办公室名义行文时，由常务副书记（副主任）签发，分管常委、委员会签。
会议讲话、汇报材料、各类信息和约稿等非签发公文的形成过程参照以上文件产生的程序。
四、公文发送
公文经过起草、审核、签发后，进入公文发送环节，基本程序和要求为：
（一）挂号。凡以区纪委、区监委、区纪委办公室、区监委办公室名义产生的公文都要在办公室统一登记挂号。挂号前先要进一步审查文件底稿的审批手续、文种和格式，再登记文件标题、拟稿室、拟稿人、核稿人、校对人、签发人、签发时间，明确发送范围，核实印制份数，最后登记发文字号。
（二）校对。由起草文件的有关室、中心按照领导签发的底稿校对打印清样。要熟悉标准校对符号，严把公文格式。提倡对领导已签发的底稿质疑，但必须要和签发人讲明，最后以签发人意见为准；不允许拟稿、审稿和校对人员擅自作主，改变已签发稿或审定稿的本意。
（三）印制。负责文件的室、中心负责排版印刷，在正式开印前要仔细复核，确信无误后再正式印刷，尽量避免重印浪费。
（四）盖印。负责文件起草的室、中心负责将印出的文件和文件签发稿一同送办公室审核盖印。盖印要字迹端正清晰，上不压正文，下要骑年盖月，当印章下弧无字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上；应注意不能在空白处盖印，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。
（五）装订。由起草文件的有关部门负责装订成册，装订文件要整齐规范，无残页、无缺页、无掉页、无倒装。
（六）分发。由起草公文的相关室、中心负责文件的送达。发出文件要及时，不得积压拖延，防止误发、漏发和重发。
（七）上报。向上级纪检监察机关和区委、区政府请示问题、报告情况，要依据隶属关系和职权范围，视具体情况报送公文。
（八）存档。文件发送之前，办公室要及时将2份正文和底稿收集整理，分类存放，妥善保存，为年终立卷归档打好基础。
五、公文收阅
对各种渠道（包括直送、邮寄、电传、内网、电子邮件等）到达区纪委监委的公文（包括文件、讲话、简报、信息、电传、信函、电子信件、有关材料等），由办公室文档人员统一签收、登记、传阅、办复、存档；直接发送到各室、中心的公文，由各室、中心负责自行办理或转交办公室。收文的基本程序和要求为：
（一）签收。文档人员收到公文后要及时拆封、清点收到的公文，如发现问题要及时向发文机关查询补办。急件要注明签收的具体时间。寄往个人的信件拆封后如属公文，应转交文档人员办理。
（二）分类。文档人员在签收文件后要进行分类，可分为：①中央纪委国家监委及办公厅文件；②省纪委监委及办公厅文件；③省委、省政府及省直部门文件；④市纪委监委及办公室文件；⑤市委、市政府及市直部门文件；⑥区委及区委办文件；区政府及政府办文件；区直及驻区部门文件；⑦镇、街道纪（工）委文件；⑧其它文件及电报信函等。
（三）登记。建立收文登记簿，对来文单位、收文日期、序号、发文字号、密级、份数等逐项登记，以方便查询、查证、统计和管理。
（四）批办。一份文件或同类文件附一份阅办单，在填写后送办公室主任批阅。对于省级及以上文件、省纪委纪委文件、通报和信息，市委、市政府、市纪委监委文件、通报和信息，批阅到各常委阅知；对于需要办理的文件，批阅到分管领导阅示；对于综合性工作、机关建设或办公室业务工作方面的文件，批阅到分管领导，并提出拟办意见；对于工作交叉复杂、职责不明的，先沟通协调后再提出批办意见，批办意见要快速、准确。
（五）传阅。文档人员按批阅意见，及时分送有关领导阅示。为了提高阅办速度，传阅文件的顺序一般为：①市级及以上普通文件：书记（主任）→副书记（副主任）→常委（委员）；②市级及以上待办文件：分管副书记（副主任）→分管常委（委员）→书记（主任）→有关副书记（副主任）→常委（委员）；③区镇两级普通件：分管副书记（副主任）→书记（主任）→常委（委员）；④区镇两级待办件：分管副书记（副主任）→书记（主任）→分管常委（委员）→业务室，待办件由分管副书记（副主任）提出拟办意见，在呈书记（主任）批阅的同时，通知相关室提前做好准备工作。文件传阅时既要高效运转，也要注意文件安全，做到文不横传，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。文档人员要认真整理登记领导指示意见，及时向办公室主任反馈领导批示意见，不得延误有关待办文件和领导批示意见的办理落实。
（六）办复。办公室要分阶段整理清查文件和领导批示的办理落实情况。文档人员具体承担公文办理的督查职责，并按照有关领导的批示，督促承办室、中心按时限办理，并在收文登记簿、阅办单上和文件批示内容登记簿上填写办理结果。
（七）归档。公文运转完后，要及时整理、清退、归类、保存。个人不得保存应当归档的公文。上年度的文件材料必须在下年第一季度清理装订完毕，不积压、不散放。按规定应当归档的文件材料，由档案管理人员验收后立卷归档。年度党风廉政建设责任制考核材料由党风政风监督室整理保管，领导干部廉政档案由案件监督管理室收集保管，案件材料由审理室整理保管。
六、工作纪律
（一）分级负责制。区纪委监委机关文件材料的起草、审核、签发、发送等，必须要遵守上述规定。文件材料要经过起草人员、室（中心）主任、分管常委（委员）、分管副书记（副主任）依次审核把关并签署意见，一旦签字就要对文件材料负责，最后呈送书记（主任）审定。
（二）保密管理制度。在文件传阅过程中，不得横向传递文件，不得把文件直接交承办室、中心。凡带有“绝密”“机密”“秘密”“内部资料”标注的文件均属于涉密文件，仅限于相关人员阅读，不得擅自扩大文件传阅范围，不得擅自转借、摘抄、复印和扫描涉密文件。
（三）报送审批制度。凡是对外报送的信息和约稿等，必须要由撰写人员、室（中心）主任、分管常委（委员）、分管宣传工作的常委、副书记（副主任）依次签字审核，重要的信息和约稿要呈送书记（主任）签字后，方可对外报送。
（四）办公室承担纪检监察宣传工作职能，要明确责任，严把关口，做到“零失误”，主动加强与市纪委办公室、宣传部、区融媒体中心等部门的对接沟通，准确掌握当前宣传工作的重点和排名情况。
（五）责任倒查机制。在工作中出现问题的，既追究相关人员责任，也追究签字背书领导责任。